COMO ORGANIZAR Y MODERNIZAR EL TRAMITE DOCUMENTARIO Y LOS ARCHIVOS

Curso Taller 07, 08 y 09 De Marzo de 2012
COMO ORGANIZAR Y MODERNIZAR EL
TRÁMITE DOCUMENTARIO Y LOS ARCHIVOS
MALLA CURRICULAR
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.
La Administración de Documentos en el contexto de los procesos de transparencia gubernamental y el acceso a la información pública.
Desarrollo Histórico de la Administración de Documentos.
Conceptos fundamentales de la Administración de Documentos
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS: REDISEÑANDO EL SISTEMA DOCUMENTAL
La acción institucional y la generación de Documentos
De la Documentación a la generación de Archivos: Los circuitos documentales.// Los Archivos como conjuntos organizados de información.
La actividad documental y el control de la información de gestión
Estructura orgánica de las áreas de Correspondencia y Archivo.
Funciones genérica de las áreas de Correspondencia y Archivo.
El manejo de los servicios de correspondencia
El control de trámites y la formación de expedientes, series y fondos documentales.// El dilema de la información electrónica: uso de gestión y conservación a largo plazo como memoria documental
Principales normas para el manejo de la información electrónica
EL SERVICIO DE INFORMACIÓN AL USUARIO
Como organizar el servicio de recepción.
Como diseñar la numeración del expediente.
Como registrar la documentación que ingresa al sistema
Servicio de información de expediente ingresado
Como recepcionar, calificar, codificar y hacer seguimiento de los documentos./ Como organizar los formatos, manuales y reportes
Elaboración de inventarios y transferencia de documentos
LA EFICIENTE GESTIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO
Criterios para la clasificación y ordenación de documentos
Distribución de documentos en las unidades administrativas
Recepción, registro y salida de documento
Diseño de la ficha para el control de gestión documental
Numero de identificador./ Fecha y hora de recepción.
Clasificación de la información pública
Clasificación de la información reservada y confidencial
Sistemas de clasificación: orgánico funcional y mixto
Métodos de ordenación y expedientación.
Los documentos en préstamo y consultas
Análisis de documentos y registro de inventarios.
Criterios para la valoración primaria de documentación
Calidad total en el Servicio del trámite documentario al público.
Que características debe reunir los documentos para recepcionar
Tipos documentales y registro contables.
Conservación de documentos.// La descripción de documentos y expurgo
Concepción sistemática de gestión documental
El sistema automatizado de gestión de la información archivística
EL PROCESO DE CONSERVACIÓN Y RESGUARDO DE ARCHIVOS
Espacios y áreas especiales. / La conservación permanente.
Causas de alteración de los documentos en los distintos soportes.
Medidas de prevención y de conservación, restauración medios y procedimientos./ Equipamiento. Sistema de control ambiental y de seguridad ./ Los instrumentos de control archivístico
El registro. La hoja de registro: modelos.
El seguimiento de documentos./ La duración del archivo.
Guía para la confección de un manual de archivo.
Finalidad del manual del archivo ./ Estructura del manual del archivo.
Planificación del sistema de archivos de una empresa
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Locales de archivo./ Equipamiento y mobiliario
ANALISIS DEL PROBLEMA DE ARCHIVO
Comprender el concepto moderno de archivo.
Examinar los índices de rentabilidad./ Planificar el archivo.
APLICACION LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Como manejar con soltura los diversos sistemas de clasificación.
Como Superar los inconvenientes.
Como Elegir el sistema que mejor se adapta a cada tipo de documentación.
CONOCIENDO LA VIDA DEL ARCHIVO
Distinguiendo los plazos de conservación de documentos.
Estrategias para desarrollar un método eficaz de control de los préstamos.
OTROS SOPORTES DE ARCHIVO
La microfilmación./ Los archivos magnéticos.
Los archivos ópticos./ Características de cada uno.
Difusión de los documentos en archivos públicos y privados.
La descripción: instrumentos de descripción. / La consulta.
El préstamo.
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS
Formas y organización de un archivo
División del archivo según la frecuencia de su utilización
Normas de conservación de documentos
Reproducción mecánica de documentos
Destrucción de documentos./ Clasificación y ordenación de documentos./ Clasificación nominativa.
Clasificación geográfica
Clasificación por doctrinas y asuntos
Clasificación numérica, cronológica, mixta, decimal, universal etc.
Uso de colores./ Mobiliario y ficheros./ Archivos informáticos
GESTIÓN LEGAL DE LOS ARCHIVOS
Los documentos que deben guardarse legalmente
Normativa aplicable. / Normativa ISO 9000 sobre documentación
Normas para citar documentación específica
Normas para citar documentación electrónica
Ley 25233 el sistema nacional de archivos
INFORMACIÓN GENERAL
INVERSIÓN TOTAL :
S/. 360 + IGV
HORA: 06:15 a 9:15 PM
INCLUYE:
Separata Especializada,
Coffe Break y Certificado
LUGAR:
Auditorio Global Institute
AV Arequipa # 2638 LINCE
a una cuadra de la Av Javier Prado
Informes e Inscripciones en Jr Rubens 205 Int 202 san Borja Telfs.: 225 – 3215
768 – 1475 RPM: #0065990 Celulares: 996 362 239 / 953 938 776
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